Как автоматизировать фитнес-клуб и упростить работу с абонементами: кейс BS Fitness

1. BS Fitness - контекст бизнеса

BS Fitness - фитнес-клуб в Шымкенте, предлагающий своим клиентам регулярные тренировки и различные форматы абонементов.

По мере роста клуба увеличивалось количество клиентов, посещений и ежедневных операций. Администраторам становилось сложнее вручную отслеживать сроки действия абонементов, оставшиеся тренировки и историю посещений каждого клиента.

Для дальнейшего развития клубу требовалась единая цифровая система, которая упростила бы работу сотрудников и сделала взаимодействие с клиентами более удобным.

2. Проблема до внедрения Tensu

До подключения Tensu значительная часть учёта велась вручную. Информация о клиентах, абонементах и посещениях хранилась разрозненно, поэтому сотрудникам приходилось самостоятельно проверять:

• действует ли абонемент клиента;
• сколько тренировок у него осталось;
• когда он посещал клуб;
• когда необходимо продлить абонемент;
• посещает ли клиент тренировки регулярно.

Почему ручной учёт перестал работать

Такой подход занимал время и создавал риск ошибок. Информация могла обновляться несвоевременно, а история взаимодействия с клиентом не всегда была доступна сотруднику в нужный момент.

У руководства также не было полной картины работы клуба: было сложно оценить реальную посещаемость, активность клиентов и динамику продаж абонементов.

3. Цели внедрения Tensu

Команда BS Fitness решила перейти от ручного учёта к единой цифровой системе управления клубом.

Основными задачами стали:

• перенести клиентскую базу в одну систему;
• автоматизировать учёт абонементов и посещений;
• упростить работу администраторов;
• предоставить клиентам удобный доступ к информации об абонементе;
• получать актуальные данные о работе клуба;
• создать основу для возврата действующих клиентов и привлечения новых.

Единый процесс для команды и клиентов

Важно было не просто заменить таблицы и записи цифровым интерфейсом, а выстроить понятный процесс, которым смогут ежедневно пользоваться и сотрудники, и клиенты.

4. Внедрение Tensu

В рамках интеграции команда Tensu перенесла клиентскую базу BS Fitness и настроила систему с учётом процессов клуба.

Оцифровали абонементы

Данные об абонементах клиентов были перенесены в Tensu. Теперь сотрудники могут в одном месте видеть:

• статус абонемента;
• дату начала и окончания;
• количество доступных тренировок;
• оставшиеся посещения;
• историю визитов клиента.

Автоматизировали учёт посещений

Это позволило отказаться от постоянных ручных проверок и сократить время обслуживания клиентов.

Каждый визит клиента фиксируется в системе. После посещения информация об абонементе обновляется автоматически, а сотруднику не нужно отдельно вести журнал или вручную пересчитывать оставшиеся тренировки.

В результате клуб получил прозрачную историю посещений и возможность видеть, насколько регулярно занимается каждый клиент.

Подключили цифровые абонементы

Клиенты BS Fitness получили возможность хранить клубный абонемент в удобном цифровом формате и самостоятельно проверять его состояние.

Клиент может видеть:

• название своего абонемента;
• срок его действия;
• оставшееся количество посещений;
• информацию о клубе.

Объединили работу сотрудников

Это уменьшает количество однотипных вопросов администраторам и делает использование абонемента понятнее для самого клиента.

Администраторы и руководство клуба получили доступ к единой актуальной базе. Информация больше не зависит от конкретного сотрудника или отдельного файла.

Через Tensu команда BS Fitness может работать с клиентами, контролировать посещения, отслеживать абонементы и быстрее находить необходимую информацию.

Создали основу для работы с клиентской базой

После оцифровки клуб может определять клиентов, которые:

• регулярно посещают тренировки;
• давно не приходили;
• приближаются к окончанию абонемента;
• нуждаются в напоминании о продлении;
• потенциально готовы вернуться в клуб.

База как инструмент роста

Таким образом, клиентская база становится не просто списком контактов, а инструментом для удержания клиентов, повторных продаж и дальнейшего роста.

5. Результаты

После внедрения Tensu BS Fitness получил единую систему управления клиентами, абонементами и посещениями.

Основные изменения:

• клиентская база была оцифрована;
• учёт посещаемости стал автоматизированным;
• сотрудники получили быстрый доступ к актуальным данным;
• сократилось количество ручной работы;
• стало проще контролировать сроки и остатки по абонементам;
• клиенты получили удобный цифровой формат абонемента;
• руководство стало лучше понимать активность клиентской базы;
• появилась возможность системно работать над возвратом клиентов и повторными продажами.

Современнее для клиентов, понятнее для команды

Tensu помог клубу не только упростить внутренние процессы, но и улучшить клиентский опыт: теперь необходимая информация доступна быстрее, а взаимодействие с клубом стало понятнее и удобнее.

6. Выводы

Кейс BS Fitness показывает, что автоматизация фитнес-клуба начинается не со сложной аналитики, а с наведения порядка в базовых процессах: клиентах, абонементах и посещениях.

В рамках проекта Tensu помог:

• собрать клиентскую базу в одной системе;
• автоматизировать учёт посещаемости;
• упростить контроль абонементов;
• снизить нагрузку на сотрудников;
• предоставить клиентам цифровой абонемент;
• подготовить данные для удержания и возврата клиентов.

Платформа для дальнейшего роста

В результате BS Fitness получил не просто электронный журнал посещений, а полноценную платформу для управления клубом, улучшения сервиса и дальнейшего роста.